Tämä etätyökeskustelu on tälläkin foorumilla jo käyty niin moneen kertaan että aloin jo hetken miettimään että tartunko tähän, mutta tämä on niin röyhkeä ja valheellinen yleistys että tähän on pakko tarttua.
Olen ollut 5 vuotta osana maailmanlaajuista ryhmää, jossa minulla on 2 Eurooppalaista kolleegaa, 1 toisella puolella Suomea ja 1 Sveitsiläinen. Loput ovat Australiasta, Intiasta, ja Yhdysvalloista. Kun fyysinen tiedonsiirto ei ole mahdollista, se tieto on pakko siirtää etänä. Hiljainen(kin) tieto siirtyy itsenäisessä tietotyössä erinomaisesti Teams:n ja etäyhteyksien kautta, kunhan:
- Tiedon siirtymistä ja kouluttamista osataan johtaa oikein.
- Työntekijät asennoituvat tiedonsiirtoon ja muiden opettamiseen oikein.
Ongelmia tulee jos johtamisessa on ongelmia, tai sitten jos työntekijät yrittävät suojella omaa paikkaansa pimittämällä tietoa ja osaamista muilta. Itse kun olen asennoitunut tähän niin että myönnän jos en osaa jotain, pyydän kolleegaa kouluttamaan kun hänelle sopii, koulutuksen aikana teen aktiivisesti muistiinpanoja juuri tästä hiljaisesta tiedosta, ja yritän muutenkin imeä muilta niin paljon osaamista kuin vain mahdollista. Näin pystyn tehokkasti oppimaan uusia asioita ja tekemään niitä itsenäisesti, ilman että minun tarvitsee jarkuvasti häiritä muita samoilla kysymyksillä. Toisaalta jaan myös aktiivisesti sitä osaamista muille. Näin pystyn tekemään lähes mitä vain relevantteja työtehtäviä, mutta pyrin varmistamaan sen että minä en ole ainoa joka tuon osaa tehdä, eli minusta ei tule pullonkaulaa työtehtäviin sen takia että kukaan muu ei sitä osaa tehdä. Olen huomannut tämän olevan sekä itseni että firman kannalta erittäin tehokasta ja hyödyllistä. Ei hiljaisen tiedon siirtämisessä ole ollut mitään ongelmaa.
Ja ennen kuin joku pääsee tästä sanomaan, niin on totta että etätyö ei sovi kaikkiin töihin. Itsenäiseen asiantuntijatyöhön se sopii erinomaisen hyvin. Oman kokemuksen mukaan etätyötä eniten vastustavat ovat henkilöitä, joilla ei ole mitään oikeaa substanssiosaamista (käsienheiluttelijat), ja joiden työpanos koostuu siitä että he ulkoistavat oman osaamattomuutensa muiden ongelmaksi, eivätkä halua itse oppia tekemään mitään tai ottamaan vastuuta. Onhan se hankalaa kun mitään ei saa aikaiseksi kun ei voi sitä omaa osaamattomuuttaan fyysisesti siirtää muiden ongelmaksi, kun Teams-puheluihin ei ole pakko vastata, mutta fyysisesti toimistolla näitä henkilöitä ei pääse karkuun. Koulutan kyllä mielelläni ja jaan osaamista, mutta jos sitä ei oteta vastaan eikä yritetä itse oppia tekemään mitään, vaan samoja asioita kysellään jatkuvasti uudestaan ja uudestaan, niin se osaamattomuus on hänen ongelmansa, ei minun, enkä anna muiden siitä tehdä minun ongelmaa.
Nämä samaiset käsienheiluttelijat eivät myöskään tunnu ymmärtävän sitä, että henkilöillä joilla on substanssiosaamista, sekä kiireisiä ja keskittymistä vaativia töitä, ei ole aina aikaa ja resursseja vastata sattumanvaraisiin Teams-puheluihin ilman mitään varoitusta. Rikkoo nimittäin tuollainen sattumanvaraiseen puheluun vastaaminen aika hyvin keskittymisen, ja sen saamisen takaisin vie oman aikansa, joka heikentää työnteon tehokkuutta sen verran että nykyään sammutan Teamsin jos haluan oikeasti keskittyä johonkin kiireiseen työtehtävään, joka on käytännössä päivittäistä. Näin muut eivät voi eskaloida omia ongelmiaan tai osaamattomuuttaan minun työtehtävieni kärkeen, vaan autan silloin kun minulle sopii. Vastavuoroisesti jos tarvitsen apua, niin sitten pyydän sitä, mutta aina niin että sitten kun sille avustavalle osapuolelle sopii. Tämän vieraanvaraisuuden luulisi olevan yleistä ja hyvän käytöksen mukaista, mutta sitä se ei valitettavasti omien kokemuksien perusteella ole.
Ja tämä ei ole ollut mikään ongelma vaikka pidän Teamsia jatkuvasti kiinni ja keskityn omiin töihini, sillä kuten jokaisessa hyvin johdetussa organisaatiossa kuuluukin olla, meillä on sellaiset järjestelmät jolla sitä tehdyn työn määrää ja työpanosta pystytään seuraamaan. Lähinnä olen saanut kehuja esimieheltä tehokkuudesta. Mikäli noita järjestelmiä ei ole olemassa millä työpanosta seurataan, on sitä helppo käyttää hyväksi, mutta se on jokaisen oma valinta väärinkäyttää saamiaan etuja. Ja ihan samalla lailla niistä töistä voi luistaa toimistolla (tai mikä ikinä se fyysinen työntekopaikka on), kuin etätöissä.
Otetaan yksinkertainen esimerkki. Minulla on 2 tuntia kestävä, kiireinen ja keskittymistä vaativa työtehtävä. Minulla on tähän 2 eri skenaariota:
- Teen työtä etänä ja suljen sähköpostin ja Teamsin, ja keskityn tekemään tuon työtehtävän kahdessa tunnissa. Sen jälkeen avaan Teamsin ja sähköpostin ja pystyn keskittymään muihin asioihin täysin.
- Teen työtä toimistolla ja tuon kahden tunnin aikana minua tullaan fyysisesti häiritsemään neljä kertaa erilaisten kysymysten tai asioiden muodossa. Jokainen häiriökerta vie keskittymisen työtehtävästäni, ja sen saamiseen takaisin menee 10 minuuttia. Eli tuon saman työtehtävän hoitamiseen meni 2h40min + kesketyksiin käytetty aika. Eli saman työtehtävän tekoon meni ~30% enemmän aikaa.
Kumpi noista skenaarioista on tehokkaampi ratkaisu firman kannalta? On totta että työntekijä ei aina tiedä mikä on firman kannalta parempi ratkaisu, mutta ei se firmakaan aina tunnu tietävän mikä on työn tehokkuuden kannalta parempi ratkaisu.